Förtroendevald: Fullmakt postöppning

Här kan du som förtroendevald signera en fullmakt för öppning av post som är adresserad till dig. Posten öppnas av medarbetare på administrativa avdelningen.

Som myndighet har Lekebergs kommun en skyldighet att registrera samtliga allmänna handlingar. All post ska öppnas skyndsamt och Lekebergs kommun tillämpar central postöppning. Det innebär att inkommande post passerar medarbetare på administrativa avdelningen, som öppnar posten och avgör vilka handlingar som ska diarieföras.

Allmänna handlingar ska registreras (alternativt hållas ordnade om det inte föreligger sekretess) så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet, om det inte är uppenbart att handlingen är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet (5 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen).

Post bör i normalfallet vara adresserad till myndigheten, dvs. med myndighetens namn överst. Om en tjänstemans namn står överst är posten personadresserad och ska inte öppnas utan överlämnas direkt till berörd person. En myndighet får inte öppna personadresserad post utan ett samtycke för postöppningen (4 kap 9 § brottsbalken). Personadresserad post inkommen till myndigheten är att betraktas som myndighetspost, om den inte är av personlig karaktär.

För att underlätta myndighetens uppgift avseende skyndsam registrering och utlämnande av allmänna handlingar kan du lämna ditt medgivande till delegerad öppning av personadresserad post vid den centrala postöppningen. Detta sker genom att du undertecknar medgivandet längre ner på denna fullmakt.

Medarbetare som inte delegerar öppning av personadresserad post ansvarar själva för att dagligen säkerställa att personadresserad post öppnas och att allmänna handlingar skickas vidare till registraturen. Medarbetaren ansvarar även för att personadresserad post som inte lämnats till administrativa avdelningen på begäran kan lämnas ut skyndsamt.

Ovanstående gäller även när någon medarbetare är frånvarande på grund av sjukdom, semester, tjänsteresa, föräldraledighet eller annan tjänstledighet. Du ansvarar även för att förse dig med nödvändig kunskap för att kunna göra bedömningar rörande diarieföring och utlämnande av handlingar.

Om du önskar ångra ditt samtycke måste du göra ett nytt ärende i e-tjänsten.